TROP TARD, POSTE POURVU - Assistant-e en gestion Administrative

Emploi-type

BAP

Structure

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 13 Délégations Régionales. Il s’appuie sur 9 Instituts Thématiques (IT) dont la mission est de décliner thématiquement la politique institutionnelle de l’organisme.

Aviesan est une alliance des grands acteurs de la recherche en sciences de la vie et de la santé en France, qui a pour buts une meilleure coordination scientifique des grandes thématiques de recherche, transversales à toutes les institutions de recherche, et une coordination opérationnelle des projets, des ressources et des moyens. Sur le plan opérationnel, Aviesan est organisé en 9 Instituts Thématiques Multi-Organismes (ITMO) qui assurent l'animation des communautés scientifiques thématiquement et portent des missions d'expertise.

Missions

L’assistant.e en gestion administratif.ve coordonne et/ou réalise des actes administratifs afférents à la gestion de l’ITMO neurosciences, sciences cognitives, neurologie, psychiatrie (NNP). Il/elle assiste ses membres dans leurs activités. Il/elle est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l’ITMO.

Activités principales

Assister les acteurs de l'IT(MO) : agenda, gestion des courriers et information, rédaction et mise en forme et suivi de courriers, de documents administratifs, compte rendu, présentation et autres supports de communication scientifique
Accueil téléphonique, et réception des demandes extérieures à transmettre
Organiser et préparer les réunions périodiques : réservation salle, conférences téléphoniques et visioconférences, convocations, assurer l’accueil et le suivi des actions qui découlent de ces réunions
Gérer les missions et les déplacements professionnels des personnels de l'IT(MO), des invités (experts, collaborateurs, conférenciers…) : réservations billets de transport et hôtels, éditer les bons de commande et frais de missions sur progiciel de gestion financière
Assurer l’organisation logistique, le suivi des évènements tels que Ateliers, Colloques, Séminaires /Ecoles (certains plus de 100 personnes) et l’accueil
Assurer le suivi du budget, commandes, facturations, crédits et remboursement. Vérification de l’état des dépenses et équilibre budgétaire en temps réel
Assurer le lien avec les pôles de l’administration du siège pour le fonctionnement logistique et matériel.

Activités associées

Mettre à jour et enrichir le contenu du site internet
Mettre en place des procédures administratives internes
Mettre à jour les différents documents de travail (listes, tableaux de bord)
Assurer la continuité de service d’autres ITMO en cas de besoin
Effectuer le classement et l’archivage

Connaissances

Maîtrise des techniques de secrétariat, les logiciels bureautiques (Pack-Office, Adobe, Photoshop), les outils informatiques (internet, …) et de communication
Maîtrise de logiciel financier et comptables de la structure, en particulier le progiciel de gestion Safir (IP/ PO, Missions) Notions de base en finances publiques
Maîtrise l’anglais
Connaissance de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs

Savoir-faire

Accueil téléphonique et accueil physique français et anglais
Organisation et planification, priorisation de ses activités
Restitution des informations orales et écrites pour transmission
Rédaction tous types de documents, expression écrite et mise en forme
Organisation des données, partage classification, archivage
Gestion d’un budget, suivi des dépenses et crédits

Aptitudes

Organisé, rigoureux  et dynamique
Autonome et réactif
Esprit de synthèse
Goût du travail en équipe
Discrétion professionnelle

Spécificité(s) / Contrainte(s) du poste
 

-

Expérience souhaitée

Diplôme(s) souhaité(s)

Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager

Structure d’accueil

Code unité : IT/ITMO NNP (Inserm - AVIESAN)

Intitulé : Institut Thématique Multiorganisme "Neurosciences, sciences cognitives, neurologie, psychiatrie"

Responsables

Adresse

Délégation Régionale

Contrat type

Durée

Rémunération

Rémunération selon les grilles de la fonction publique + reprise ancienneté

Date souhaitée de prise de fonctions

01/06/2020